Krankmeldung ab Tag 1 digital erfassen — der Leitfaden 2026
Zuletzt aktualisiert: 24. Juli 2026 · Lesezeit: ca. 6 Minuten
Mit KI erzeugte Abbildung · KI-Transparenz
Krankmeldungen per WhatsApp, Anruf oder E-Mail sind in vielen Betrieben Alltag — und erzeugen Chaos in der Personalabteilung, Lücken in der Zeiterfassung und Streit bei Betriebsprüfungen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Krankmeldungen ab dem ersten Tag rechtssicher digital erfassen und die elektronische AU (eAU) sauber einbinden.
1. Was das Gesetz verlangt
Nach § 5 Abs. 1 EFZG ist die Arbeitsunfähigkeit dem Arbeitgeber unverzüglich anzuzeigen — also am ersten Krankheitstag, in der Regel vor Arbeitsbeginn. Die AU-Bescheinigung ist ab dem vierten Tag zwingend vorzulegen. Bereits ab Tag 1 kann der Arbeitgeber eine ärztliche Bescheinigung verlangen (BAG 5 AZR 886/11).
2. Die elektronische AU (eAU) seit 2023
Ärzte übermitteln die AU-Daten elektronisch an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber ruft die Bescheinigung digital ab (§ 109 SGB IV). Der „gelbe Durchschlag" für den Arbeitgeber entfällt — Beschäftigte müssen nur noch anzeigen, dass sie krank sind, und den Arzt aufsuchen; die AU landet automatisch im HR-System, sofern der Prozess angebunden ist.
3. Warum Krankmeldung ab Tag 1 sinnvoll ist
- Frühzeitige Ausfallsplanung (Vertretung, Terminverschiebung).
- Saubere Zeiterfassung: keine „Lücken" oder unklaren Ist-Zeiten.
- Nachweis für Lohnfortzahlung nach § 3 EFZG.
- Basis für Kennzahlen (Krankenquote, Bradford-Faktor) — anonymisiert.
4. So sieht der digitale Prozess aus
- Mitarbeiterin meldet Krankheit über HR-Portal (Web oder App) — mit Datum, geplanter Dauer.
- Automatische Info an Vorgesetzte und Personalabteilung (nur diagnosefrei, DSGVO-Minimum).
- Zeiterfassung setzt die betroffenen Tage automatisch auf „AU (bezahlt)".
- Ab Tag 4 (oder ab Tag 1 laut Vereinbarung): eAU-Abruf über die Krankenkasse.
- Rückkehr-Info bei Genesung, ggf. Rückkehrgespräch (BEM ab 6 Wochen).
5. DSGVO und Diagnosen
Die Diagnose gehört nicht auf die AU-Bescheinigung für den Arbeitgeber — die eAU transportiert nur Beginn, Ende und Feststellungsdatum. Diagnosecodes bleiben zwischen Arzt und Krankenkasse. HR-Software darf ausschließlich die diagnosefreien Felder speichern (Art. 9 DSGVO — besondere Kategorien personenbezogener Daten).
6. Häufige Fehlerquellen
- Anzeige „irgendwann im Laufe des Tages" statt vor Arbeitsbeginn (Abmahnungsrisiko).
- Vergessener eAU-Abruf → Zahlungspflicht kann formal ins Wanken kommen.
- Krankmeldungskanäle (E-Mail, WhatsApp) nicht dokumentiert.
- Diagnose in Freitextfeldern gespeichert (DSGVO-Verstoß).
7. Panther HR: Krankmeldung + eAU + Zeiterfassung
Krankmeldungen laufen im Mitarbeiter-Portal in unter einer Minute: Zeitraum wählen, Vorgesetzte:n informieren, fertig. Die Zeiterfassung setzt die Tage automatisch auf „krank (bezahlt)", die Auto-Buchungen für den Zeitraum entfallen. Kein Diagnosefeld, keine Freitext-Falle, Audit-Log für jede Änderung.
Krankmeldungen digital abbilden
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Zeiterfassung ansehen →FAQ
Muss ich mich schon am ersten Krankheitstag krankmelden?
Ja, nach § 5 Abs. 1 EFZG ist die Arbeitsunfähigkeit dem Arbeitgeber unverzüglich anzuzeigen — also bereits am ersten Krankheitstag und in der Regel vor Arbeitsbeginn. Diese Anzeigepflicht ist von der Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung zu unterscheiden, die erst später erforderlich wird. Eine verspätete oder erst im Laufe des Tages erfolgte Meldung gilt als typischer Fehler und kann arbeitsrechtlich abgemahnt werden.
Wann ist eine ärztliche AU-Bescheinigung erforderlich?
Grundsätzlich ab dem vierten Kalendertag der Arbeitsunfähigkeit. Der Arbeitgeber kann die Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung jedoch bereits ab dem ersten Krankheitstag verlangen, entweder vertraglich vereinbart oder im Einzelfall (BAG, Urteil 5 AZR 886/11). Seit Einführung der elektronischen AU im Jahr 2023 ruft der Arbeitgeber die Bescheinigung ohnehin digital über § 109 SGB IV ab, sodass der Zeitpunkt der Vorlage in der Praxis weniger entscheidend ist.
Was ist die elektronische AU (eAU)?
Seit 2023 melden Ärzte die Arbeitsunfähigkeit elektronisch an die Krankenkasse, und der Arbeitgeber ruft diese Daten digital ab (§ 109 SGB IV). Übermittelt werden dabei nur Beginn, Ende und Feststellungsdatum der Arbeitsunfähigkeit — Diagnosen bleiben zwischen Arzt und Krankenkasse und dürfen aus Datenschutzgründen nicht in der Personalakte gespeichert werden. Der früher übliche „gelbe Zettel" für den Arbeitgeber entfällt durch diesen digitalen Prozess vollständig.
Reicht eine WhatsApp-Krankmeldung?
Rechtlich ja, denn die Anzeige der Arbeitsunfähigkeit ist grundsätzlich formfrei möglich. Der Arbeitgeber muss die zulässigen Meldekanäle jedoch vorher klar benennen, sonst drohen Streitfragen darüber, ob die Anzeige rechtzeitig erfolgt ist. Eine strukturierte Erfassung im HR-Portal statt über WhatsApp oder private Kanäle ist deutlich prüfungssicherer und erleichtert die lückenlose Dokumentation für die Zeiterfassung und spätere Betriebsprüfungen.
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