Krankmeldung ab Tag 1 digital erfassen — der Leitfaden 2026
Zuletzt aktualisiert: 24. Juli 2026 · Lesezeit: ca. 6 Minuten
Krankmeldungen per WhatsApp, Anruf oder E-Mail sind in vielen Betrieben Alltag — und erzeugen Chaos in der Personalabteilung, Lücken in der Zeiterfassung und Streit bei Betriebsprüfungen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Krankmeldungen ab dem ersten Tag rechtssicher digital erfassen und die elektronische AU (eAU) sauber einbinden.
1. Was das Gesetz verlangt
Nach § 5 Abs. 1 EFZG ist die Arbeitsunfähigkeit dem Arbeitgeber unverzüglich anzuzeigen — also am ersten Krankheitstag, in der Regel vor Arbeitsbeginn. Die AU-Bescheinigung ist ab dem vierten Tag zwingend vorzulegen. Bereits ab Tag 1 kann der Arbeitgeber eine ärztliche Bescheinigung verlangen (BAG 5 AZR 886/11).
2. Die elektronische AU (eAU) seit 2023
Ärzte übermitteln die AU-Daten elektronisch an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber ruft die Bescheinigung digital ab (§ 109 SGB IV). Der „gelbe Durchschlag" für den Arbeitgeber entfällt — Beschäftigte müssen nur noch anzeigen, dass sie krank sind, und den Arzt aufsuchen; die AU landet automatisch im HR-System, sofern der Prozess angebunden ist.
3. Warum Krankmeldung ab Tag 1 sinnvoll ist
- Frühzeitige Ausfallsplanung (Vertretung, Terminverschiebung).
- Saubere Zeiterfassung: keine „Lücken" oder unklaren Ist-Zeiten.
- Nachweis für Lohnfortzahlung nach § 3 EFZG.
- Basis für Kennzahlen (Krankenquote, Bradford-Faktor) — anonymisiert.
4. So sieht der digitale Prozess aus
- Mitarbeiterin meldet Krankheit über HR-Portal (Web oder App) — mit Datum, geplanter Dauer.
- Automatische Info an Vorgesetzte und Personalabteilung (nur diagnosefrei, DSGVO-Minimum).
- Zeiterfassung setzt die betroffenen Tage automatisch auf „AU (bezahlt)".
- Ab Tag 4 (oder ab Tag 1 laut Vereinbarung): eAU-Abruf über die Krankenkasse.
- Rückkehr-Info bei Genesung, ggf. Rückkehrgespräch (BEM ab 6 Wochen).
5. DSGVO und Diagnosen
Die Diagnose gehört nicht auf die AU-Bescheinigung für den Arbeitgeber — die eAU transportiert nur Beginn, Ende und Feststellungsdatum. Diagnosecodes bleiben zwischen Arzt und Krankenkasse. HR-Software darf ausschließlich die diagnosefreien Felder speichern (Art. 9 DSGVO — besondere Kategorien personenbezogener Daten).
6. Häufige Fehlerquellen
- Anzeige „irgendwann im Laufe des Tages" statt vor Arbeitsbeginn (Abmahnungsrisiko).
- Vergessener eAU-Abruf → Zahlungspflicht kann formal ins Wanken kommen.
- Krankmeldungskanäle (E-Mail, WhatsApp) nicht dokumentiert.
- Diagnose in Freitextfeldern gespeichert (DSGVO-Verstoß).
7. Panther HR: Krankmeldung + eAU + Zeiterfassung
Krankmeldungen laufen im Mitarbeiter-Portal in unter einer Minute: Zeitraum wählen, Vorgesetzte:n informieren, fertig. Die Zeiterfassung setzt die Tage automatisch auf „krank (bezahlt)", die Auto-Buchungen für den Zeitraum entfallen. Kein Diagnosefeld, keine Freitext-Falle, Audit-Log für jede Änderung.
Krankmeldungen digital abbilden
Panther HR verbindet Krankmeldung, Zeiterfassung und Vertretungsplanung in einem Workflow — DSGVO-sicher und ohne Papier.
Zeiterfassung ansehen →FAQ
Muss ich mich schon am ersten Krankheitstag krankmelden?
Ja. Nach § 5 Abs. 1 EFZG ist die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich mitzuteilen — also am ersten Tag, in der Regel vor Arbeitsbeginn.
Wann ist eine ärztliche AU-Bescheinigung erforderlich?
Ab dem vierten Kalendertag. Der Arbeitgeber kann die AU-Bescheinigung aber vertraglich oder einzeln bereits ab dem ersten Tag verlangen (BAG 5 AZR 886/11).
Was ist die elektronische AU (eAU)?
Seit 2023 melden Ärzte die Arbeitsunfähigkeit elektronisch an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber ruft die Daten digital ab (§ 109 SGB IV). Der „gelbe Zettel" für den Arbeitgeber entfällt.
Reicht eine WhatsApp-Krankmeldung?
Rechtlich ja — die Anzeige der Arbeitsunfähigkeit ist formfrei. Aber: die Kanäle muss der Arbeitgeber vorher benennen. Eine strukturierte Erfassung im HR-Portal ist deutlich prüfungssicherer.