Arbeitszeitrechner
Arbeitszeit- und Pausenrechner
Pausenpflicht nach § 4 ArbZG, Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG (8 h werktäglich, ausnahmsweise 10 h).
0 eingeben, wenn keine Pause erfasst wurde.
Über 8 Stunden: zulässig, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten im Schnitt 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden (8,50 h an diesem Tag).
Ruhepausen zählen nicht als Arbeitszeit. Nicht berücksichtigt: Tarifverträge mit längeren Pausen, Jugendarbeitsschutz (§ 11 JArbSchG) und Sonderregelungen für Schicht-, Nacht- oder Bereitschaftsdienst.
So funktioniert der Arbeitszeitrechner: Formel und Beispiele
Die Grundformel eines jeden Arbeitszeitrechners: Arbeitsende – Arbeitsbeginn – Pausen = Nettoarbeitszeit. Beispiel: 08:00 bis 17:30 Uhr, 45 Minuten Pause = 8 Stunden 45 Minuten Arbeitszeit.
Bei Arbeitszeiten über Mitternacht (z. B. Spätschicht 21:00 bis 05:30 Uhr) werden 24 Stunden zur Endzeit addiert, sonst würde der Rechner einen negativen Wert liefern.
Für die Umrechnung in Dezimalstunden gilt: Minuten ÷ 60. 8 h 45 min = 8,75 h. Lohnbüros arbeiten meist mit Dezimalstunden, weil sich damit Stundenlöhne einfacher multiplizieren lassen.
Rechtliche Grundlagen — was das Arbeitszeitgesetz vorschreibt
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) setzt den Rahmen für jede Arbeitszeitberechnung in Deutschland. Ein Arbeitszeitrechner muss diese Grenzen kennen — sonst produziert er zwar rechnerisch richtige, aber rechtlich unzulässige Ergebnisse.
- § 3 ArbZG: Höchstens 8 Stunden werktägliche Arbeitszeit; Verlängerung auf 10 Stunden möglich, wenn im Ausgleichszeitraum (6 Kalendermonate / 24 Wochen) durchschnittlich 8 Stunden pro Werktag nicht überschritten werden.
- § 4 ArbZG: Bei mehr als 6 Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Pause, bei mehr als 9 Stunden 45 Minuten. Bei genau 6:00 h ist keine Pause vorgeschrieben, bei genau 9:00 h genügen 30 Minuten. Pausen können in Blöcke à mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden.
- § 5 ArbZG: Nach Arbeitsende mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit vor der nächsten Schicht.
- § 6 ArbZG: Nachtarbeit (23:00 bis 06:00 Uhr) darf 8 Stunden nicht überschreiten; für Nachtarbeiter gilt ein Anspruch auf angemessenen Ausgleich (Zuschlag oder freie Tage).
- § 9 ArbZG: Sonn- und Feiertagsruhe grundsätzlich von 0 bis 24 Uhr, mit branchenspezifischen Ausnahmen (§ 10 ArbZG).
Pausen richtig abziehen
Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit und werden nicht bezahlt (Ausnahme: tarifliche oder betriebliche Regelung). Wer 6 Stunden am Stück ohne Pause arbeitet, verstößt gegen § 4 ArbZG — auch wenn der Mitarbeiter „freiwillig" durcharbeitet. Die Verantwortung für die Pauseneinhaltung trägt der Arbeitgeber.
Kurzunterbrechungen unter 15 Minuten (Kaffeeholen, kurzes Privattelefonat) zählen nicht als Pause und dürfen nicht abgezogen werden. Sie sind Teil der Arbeitszeit.
Bereitschaftszeiten (Warten auf Kundschaft, Rufbereitschaft am Arbeitsplatz) sind vollumfänglich Arbeitszeit — Rufbereitschaft von zu Hause aus dagegen nicht (BAG-Rechtsprechung).
Überstunden korrekt berechnen
Überstunden entstehen, wenn die tatsächliche Arbeitszeit die vertraglich vereinbarte Sollarbeitszeit übersteigt. Der Arbeitszeitrechner benötigt dafür die Sollzeit pro Tag, Woche oder Monat aus dem Arbeitsvertrag.
Bei Gleitzeit werden Überstunden meist erst am Monatsende gegen die Sollzeit gerechnet (Gleitzeit-Saldo). Bei fester Arbeitszeit entstehen sie täglich. Wichtig: Überstunden müssen dokumentiert und vom Arbeitgeber angeordnet, geduldet oder gebilligt worden sein — sonst besteht kein Vergütungs- oder Freizeitausgleichsanspruch (BAG 10.04.2013, 5 AZR 122/12).
Für die Vergütungsklage muss der Arbeitnehmer im Zweifel jede einzelne Überstunde nach Datum, Beginn, Ende und veranlassender Person darlegen. Ohne belastbare Zeiterfassung scheitern solche Klagen regelmäßig — für beide Seiten ein Argument für saubere Dokumentation.
Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge
Zuschläge sind gesetzlich nur teilweise geregelt: § 6 Abs. 5 ArbZG verlangt einen „angemessenen Zuschlag" für Nachtarbeit (23–06 Uhr), meist 25 %. Sonntags- und Feiertagszuschläge ergeben sich aus Tarif oder Arbeitsvertrag.
Steuerlich sind Zuschläge nach § 3b EStG bis zu bestimmten Grenzen steuer- und sozialversicherungsfrei: Nachtarbeit bis 25 % (0–4 Uhr sogar bis 40 %), Sonntag bis 50 %, Feiertag bis 125 %, 1. Mai und 24.12./31.12. ab 14 Uhr bis 150 %. Ein Arbeitszeitrechner ohne Zeitraum-Splittung kann diese Zuschläge nicht korrekt ermitteln.
Häufige Fehler in Excel und Online-Rechnern
- Pausen fest voreingestellt (z. B. immer 30 min), obwohl der Mitarbeiter länger pausierte — Ergebnis: zu viele bezahlte Stunden.
- Arbeitszeiten über Mitternacht nicht korrekt umgerechnet — negative Stundenzahlen im Bruttozeitraum.
- Kurzunterbrechungen unter 15 min fälschlich als Pause abgezogen.
- Kein Alarm bei Verstoß gegen § 3 oder § 5 ArbZG — Betrieb bemerkt Überschreitungen erst bei Prüfung durch das Amt für Arbeitsschutz.
- Nicht revisionssicher: Zeilen können nachträglich verändert werden, ohne dass eine Historie bleibt.
- Kein Vier-Augen-Prinzip: Mitarbeiter und Vorgesetzter können nicht klar getrennt bestätigen.
Grenzen von Handrechnern — wann eine Software Pflicht wird
Ein einfacher Arbeitszeitrechner im Browser reicht für die Einzelberechnung, etwa vor einem Bewerbungsgespräch oder zur Prüfung einer Abrechnung. Für die Personalpraxis sind aber weitere Anforderungen zu erfüllen: revisionssichere Speicherung, Zugriffsschutz nach DSGVO, Auswertung pro Team und Monat, Export ans Lohnbüro (DATEV, Lodas, Addison) sowie automatische Warnungen bei ArbZG-Verstößen.
Seit dem BAG-Urteil vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) ist jeder Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, ein System zur objektiven, verlässlichen und zugänglichen Arbeitszeiterfassung einzuführen — unabhängig von der noch ausstehenden Novelle des Arbeitszeitgesetzes. Excel-Listen erfüllen diese Anforderungen nicht, weil sie manipulierbar sind und weder eine Änderungshistorie noch eine Zugriffsprotokollierung mitbringen.
Checkliste: Was Ihr Arbeitszeitrechner können muss
- Umgang mit mehreren Pausen und Arbeitsblöcken pro Tag
- Automatische Umrechnung Stunden ↔ Dezimalstunden
- Berücksichtigung von § 3 (Höchstarbeitszeit) und § 4 (Pausen) ArbZG
- Warnung bei Unterschreitung der 11-Stunden-Ruhezeit (§ 5 ArbZG)
- Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge nach § 3b EStG-Grenzen
- Revisionssichere Speicherung mit Änderungshistorie
- Getrennte Ansicht für Mitarbeiter und Vorgesetzten
- Export nach DATEV/Lohnbüro auf Knopfdruck
Häufige Fragen zu Arbeitszeitrechner
Wie viele Stunden darf ich am Tag arbeiten?▾
Nach § 3 ArbZG maximal 8 Stunden, verlängerbar auf 10 Stunden, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen durchschnittlich 8 Stunden pro Werktag nicht überschritten werden. Die Grenze gilt pro Werktag, Sonntage eingeschlossen, und bezieht sich auf die reine Arbeitszeit ohne Pausen. Nach Arbeitsende müssen mindestens 11 Stunden Ruhezeit folgen (§ 5 ArbZG). Wer regelmäßig auf 10 Stunden geht, braucht deshalb ein Zeitkonto, das den Sechs-Monats-Durchschnitt nachweist.
Muss ich meine Arbeitszeit erfassen?▾
Ja. Seit dem BAG-Urteil 1 ABR 22/21 vom 13.09.2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, Beginn, Ende und Pausen der täglichen Arbeitszeit zu erfassen — unabhängig von einer noch ausstehenden Gesetzesnovelle. Die Aufzeichnung muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein; Form und Medium sind frei, ein System muss aber manipulationssicher sein. Reine Vertrauensarbeitszeit ohne jede Erfassung ist damit nicht mehr zulässig, die Durchführung darf aber an die Beschäftigten delegiert werden.
Zählt die Fahrt zur Arbeit als Arbeitszeit?▾
Der klassische Weg von zu Hause zum ersten Arbeitsort ist keine Arbeitszeit. Fahrten während der Arbeit (Kundentermine, zwischen Filialen) sind hingegen Arbeitszeit und müssen erfasst werden. Bei Außendienst ohne feste Tätigkeitsstätte gilt bereits die erste Fahrt als Arbeitszeit. Steuerlich ist der Pendelweg dagegen über die Entfernungspauschale absetzbar. Wer Dienstreisen abrechnet, sollte Fahrt- und Arbeitszeit getrennt erfassen, weil nur die Arbeitszeit in die ArbZG-Grenzen zählt.
Wie werden Pausen im Arbeitszeitrechner abgezogen?▾
Der Rechner zieht die Summe aller Pausen vom Bruttozeitraum ab. Wichtig: Nach § 4 ArbZG zählen nur Pausen ab 15 Minuten. Kurze Unterbrechungen sind Arbeitszeit. Pflicht sind 30 Minuten ab mehr als 6 Stunden und 45 Minuten ab mehr als 9 Stunden; die Pause darf in Blöcke von mindestens 15 Minuten geteilt werden. Wird keine Pause gestempelt, zieht Panther HR den gesetzlichen Mindestwert automatisch ab.
Was passiert bei Verstoß gegen die Ruhezeit?▾
Verstöße gegen die 11-Stunden-Ruhezeit nach § 5 ArbZG sind Ordnungswidrigkeiten und können mit bis zu 15.000 € pro Verstoß und Mitarbeiter geahndet werden — bei Vorsatz sogar strafbar (§ 23 ArbZG). In bestimmten Branchen wie Krankenhäusern oder Gastronomie darf die Ruhezeit auf 10 Stunden verkürzt werden, wenn sie innerhalb eines Monats ausgeglichen wird. Eine Software, die Verstöße sofort meldet, verhindert Nachzahlungen und Bußgelder bei Prüfungen durch die Aufsichtsbehörde.
Wie rechne ich Arbeitszeit über Mitternacht?▾
Rechnen Sie 24 Stunden zur Endzeit hinzu und ziehen Sie dann die Startzeit ab. Beispiel: 21:00 bis 05:30 Uhr → (05:30 + 24:00) − 21:00 = 8 h 30 min. Pausen wie gewohnt abziehen. Für die ArbZG-Grenzen zählt die Schicht dem Kalendertag zu, an dem sie überwiegend liegt. Nachtarbeit zwischen 23 und 6 Uhr kann außerdem steuerfreie Zuschläge nach § 3b EStG auslösen, die aus derselben Erfassung automatisch berechnet werden.
Wie werden Überstunden bei Teilzeit berechnet?▾
Über die im Arbeitsvertrag vereinbarte Wochen- oder Monatsstundenzahl hinaus geleistete Stunden sind Überstunden — nicht erst ab Vollzeit. Sie sind wie bei Vollzeitkräften vergütungs- oder ausgleichspflichtig, sofern vom Arbeitgeber angeordnet oder geduldet. Teilzeitkräfte dürfen bei der Vergütung nicht schlechter gestellt werden als Vollzeitkräfte (§ 4 TzBfG). Zuschläge für Mehrarbeit greifen deshalb nach EuGH-Rechtsprechung bereits oberhalb der individuell vereinbarten Stundenzahl, wenn der Tarifvertrag nichts Abweichendes zulässt.
Was ist der Unterschied zwischen Bruttoarbeitszeit und Nettoarbeitszeit?▾
Bruttoarbeitszeit ist der Zeitraum von Arbeitsbeginn bis Arbeitsende ohne Pausenabzug. Nettoarbeitszeit ist die tatsächlich geleistete Arbeit nach Abzug aller Pausen — nur sie ist vergütungspflichtig und zählt in die ArbZG-Grenzen. Praktisch bedeutet das: Wer um 8:00 Uhr startet und um 16:30 Uhr geht, hat 8,5 Stunden brutto, nach 30 Minuten Pause aber 8 Stunden netto. Im Attendance-Board von Panther HR sehen Sie beide Werte, damit Soll-Ist-Vergleiche nachvollziehbar bleiben.