Abmahnung
Die drei Funktionen einer wirksamen Abmahnung
- Hinweisfunktion: konkrete Beschreibung des Fehlverhaltens mit Datum, Uhrzeit und Umständen
- Ermahnungsfunktion: Aufforderung, das beanstandete Verhalten künftig zu unterlassen
- Warnfunktion: Ankündigung arbeitsrechtlicher Konsequenzen (Kündigung) im Wiederholungsfall
Form: Schriftform ist nicht Pflicht — aber Standard
Grundsätzlich ist eine Abmahnung formlos möglich, auch mündlich. Aus Beweisgründen wird sie in der Praxis immer schriftlich (mindestens Textform per E-Mail) erteilt und in die Personalakte aufgenommen.
Der Betriebsrat muss vor einer Abmahnung nicht angehört werden (BAG 05.08.1992, 5 AZR 531/91) — die Personalratsanhörung nach BPersVG ist eine Ausnahme im öffentlichen Dienst.
Wann ist eine Abmahnung erforderlich?
Bei verhaltensbedingter Kündigung ist eine vorherige Abmahnung nach dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz meist Pflicht (BAG 10.06.2010, 2 AZR 541/09). Ausnahmen: bei schweren Pflichtverletzungen (Diebstahl, tätliche Angriffe, Vertrauensbruch), bei denen dem Arbeitgeber die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses nicht zumutbar ist.
Nicht erforderlich ist eine Abmahnung bei personen- oder betriebsbedingten Kündigungen.
Reaktionsmöglichkeiten für Arbeitnehmer
- Gegendarstellung schriftlich zur Personalakte einreichen (§ 83 BetrVG)
- Antrag auf Entfernung aus der Personalakte bei unwirksamer oder unbegründeter Abmahnung (§ 1004 BGB analog)
- Klage vor dem Arbeitsgericht auf Entfernung der Abmahnung
- Beschwerde beim Betriebsrat (§ 84 BetrVG)
Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?
Eine feste Frist existiert nicht. Nach Rechtsprechung des BAG (27.11.2008, 2 AZR 675/07) verliert eine Abmahnung mit Zeitablauf ihre Wirkung, wenn das Verhalten nicht wiederholt wird. Je nach Schwere der Pflichtverletzung liegt die Warnwirkung nach 2–3 Jahren regelmäßig nicht mehr vor — Anspruch auf Entfernung besteht dann.
Mehrere Abmahnungen — Wirkung verwässert?
Häufige Abmahnungen für gleichartige Pflichtverletzungen ohne Konsequenzen können die Warnfunktion aufheben (BAG 15.03.2001, 2 AZR 147/00). Der Arbeitgeber muss dann vor einer Kündigung erneut nachdrücklich abmahnen — sonst gilt der Grundsatz „Wer viel abmahnt, aber nie kündigt, kann später nicht überraschen".
Häufige Fragen zu Abmahnung
Kann eine Abmahnung mündlich ausgesprochen werden?▾
Rechtlich ja, eine Abmahnung kann formlos, auch mündlich, ausgesprochen werden. Praktisch ist das aber fast nie sinnvoll: Ohne schriftlichen Nachweis kann der Arbeitgeber später kaum belegen, dass Hinweis-, Ermahnungs- und Warnfunktion tatsächlich erfüllt wurden. Arbeitgeber sollten Abmahnungen daher immer schriftlich erteilen und mit Datum, Uhrzeit und Umständen des Fehlverhaltens dokumentiert in die Personalakte aufnehmen.
Wie viele Abmahnungen dürfen vor der Kündigung erfolgen?▾
Es gibt keine feste Zahl, auch nicht die verbreitete Annahme von „3 Abmahnungen". Entscheidend ist laut BAG-Rechtsprechung, ob der Arbeitnehmer aus der Abmahnung erkennen musste, dass im Wiederholungsfall die Kündigung droht (Warnfunktion). Fehlt diese Warnfunktion, reicht selbst eine Vielzahl von Abmahnungen nicht aus. Arbeitgeber sollten die Kündigungsandrohung stets ausdrücklich formulieren.
Kann ich Widerspruch gegen die Abmahnung einlegen?▾
Ja, Arbeitnehmer können eine Gegendarstellung zur Personalakte einreichen (§ 83 BetrVG). Ist die Abmahnung unwirksam oder inhaltlich unbegründet, besteht zudem ein Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte (§ 1004 BGB analog), notfalls durchsetzbar per Klage vor dem Arbeitsgericht. Betroffene sollten zunächst den Betriebsrat einbinden und Fristen für eine Reaktion nicht verstreichen lassen.
Bleibt eine Abmahnung für immer in der Akte?▾
Nein, eine Abmahnung bleibt nicht unbegrenzt gültig. Nach BAG-Rechtsprechung (27.11.2008, 2 AZR 675/07) verliert sie mit Zeitablauf ihre Warnwirkung, wenn sich das Fehlverhalten nicht wiederholt; je nach Schwere der Pflichtverletzung liegt das regelmäßig nach 2 bis 3 Jahren vor. Danach besteht ein Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte, den Arbeitnehmer aktiv geltend machen sollten.
Reicht eine Abmahnung für eine Kündigung?▾
Bei Wiederholung derselben oder einer gleichartigen Pflichtverletzung reicht in der Regel eine vorherige Abmahnung aus, um eine verhaltensbedingte Kündigung zu stützen (BAG 10.06.2010, 2 AZR 541/09). Bei besonders schwerwiegenden Verstößen wie Diebstahl oder tätlichen Angriffen kann dagegen bereits eine, auch fristlose, Kündigung ohne vorherige Abmahnung wirksam sein. Panther HR unterstützt mit einer digitalen Personalakte bei der lückenlosen Dokumentation solcher Vorfälle.