GoBD-konforme Zeiterfassung — Checkliste für Arbeitgeber 2026
Zuletzt aktualisiert: 24. Juli 2026 · Lesezeit: ca. 9 Minuten
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" (GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019) gelten auch für Zeiterfassungssysteme, sobald deren Daten Grundlage für Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind. Wer die GoBD nicht einhält, riskiert Verwerfung der Buchführung durch das Finanzamt und Hinzuschätzungen.
1. Die sechs GoBD-Grundprinzipien
| Grundsatz | Bedeutung für die Zeiterfassung |
|---|---|
| Nachvollziehbarkeit | Jeder Zeitstempel muss einer Person und einem Ereignis zuordenbar sein |
| Vollständigkeit | Alle Arbeits-, Pausen- und Abwesenheitszeiten sind zu erfassen |
| Richtigkeit | Die Aufzeichnung muss dem tatsächlichen Sachverhalt entsprechen |
| Zeitgerechtheit | Erfassung „zeitnah" (in der Regel innerhalb weniger Tage) |
| Ordnung | Systematische Ablage, geordnete Auswertbarkeit |
| Unveränderbarkeit | Nachträgliche Änderungen protokolliert, Ursprung nicht überschreibbar |
2. Unveränderbarkeit — der wichtigste Punkt
Rz. 58 GoBD verlangt: „Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist." Für die Zeiterfassung bedeutet das:
- Ursprünglicher Wert bleibt gespeichert (append-only)
- Änderung wird als separater Datensatz protokolliert (Wer, Wann, Was, Grund)
- Löschungen sind logisch (Flag), nicht physisch
- Änderungshistorie ist für den Betriebsprüfer abrufbar
3. Verfahrensdokumentation (Rz. 151–155)
Der Arbeitgeber muss eine schriftliche Verfahrensdokumentation vorhalten. Sie beschreibt:
- Eingesetzte Software mit Versions- und Update-Historie
- Erfassungsprozesse (Browser, App, Terminal, RFID, Biometrie)
- Rollen- und Berechtigungskonzept
- Änderungs- und Löschprozesse inklusive Protokollierung
- Archivierung, Backup, Wiederherstellungsverfahren
- Prüfrechte des Datenschutzbeauftragten
4. Aufbewahrungsfristen
| Grundlage | Frist |
|---|---|
| ArbZG §16 Abs. 2 (reine Arbeitszeit) | 2 Jahre |
| §147 Abs. 3 AO (Buchungsbelege, n. F. seit 1.1.2025) | 8 Jahre |
| §257 HGB (Handelsbücher, Bilanzen) | 10 Jahre |
| §257 HGB (Handelsbriefe) | 6 Jahre |
Bei einer Vermischung (z. B. Zeitdaten fließen in die Lohnabrechnung) gilt die längste Frist. In der Praxis: 8 Jahre für lohnrelevante Zeitdaten.
5. Datenzugriff durch die Betriebsprüfung
Nach §147 Abs. 6 AO kennt der Prüfer drei Zugriffsarten:
- Z1 — unmittelbarer Zugriff: Read-Only-Konto im Produktivsystem
- Z2 — mittelbarer Zugriff: Auswertungen laufen, aber Prüfer stellt Fragen
- Z3 — Datenträgerüberlassung: Export als strukturierte Datei (CSV, XML) mit GoBD-Header
6. Checkliste für Arbeitgeber
- Zeiterfassungssoftware bietet nachweisbare Unveränderbarkeit (Audit-Log)
- Verfahrensdokumentation ist schriftlich vorhanden und aktuell
- Rollen- und Rechtekonzept ist implementiert
- Aufbewahrungsfristen sind korrekt konfiguriert (Löschkonzept)
- Z3-Export als CSV/XML ist möglich
- AVV mit dem Software-Anbieter liegt vor
- Backup und Wiederherstellung sind getestet
7. Häufige Fragen
Was bedeutet GoBD-konform bei einer Zeiterfassung?
GoBD-konform heißt: Aufzeichnungen sind nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar (§146 AO, GoBD-Rz. 58 ff.). Nachträgliche Änderungen müssen protokolliert werden — der Ursprungswert darf nicht überschrieben werden.
Sind Excel-Listen GoBD-konform?
In der Praxis nein. Excel bietet keine automatische Änderungshistorie und keinen Manipulationsschutz. Das BMF-Schreiben vom 28.11.2019 hält Excel-basierte Aufzeichnungen ausdrücklich für unzureichend, sobald steuerlich relevante Daten (z. B. Arbeitszeiten für Lohnabrechnung) betroffen sind.
Wie lange müssen Zeiterfassungsdaten aufbewahrt werden?
ArbZG §16 Abs. 2: 2 Jahre. Bei lohn- oder steuerrelevanten Buchungsbelegen zusätzlich §147 Abs. 3 AO: seit dem 4. Bürokratieentlastungsgesetz (1.1.2025) verkürzt auf 8 Jahre (vorher 10). Handelsrechtlich (§257 HGB): unverändert 6 bzw. 10 Jahre.
Was ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Eine schriftliche Beschreibung des eingesetzten Systems (Rz. 151–155 GoBD): welche Software, welche Prozesse, wer hat welche Rechte, wie werden Änderungen protokolliert, wie werden Daten archiviert und wiederhergestellt. Der Betriebsprüfer darf sie jederzeit einsehen.
Muss der Betriebsprüfer Zugriff auf die Zeiterfassung bekommen?
Ja, im Rahmen des Z1/Z2/Z3-Zugriffs nach §147 Abs. 6 AO. Z1: unmittelbarer Lesezugriff auf das System. Z2: maschinelle Auswertung im System. Z3: Export als strukturierte Datei (z. B. CSV mit GoBD-Header).
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Hinweis: „GoBD-konform" ist keine staatliche Zertifizierung — Konformität muss durch den Arbeitgeber und dessen Verfahrensdokumentation gegenüber der Finanzverwaltung nachgewiesen werden.
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