GoBD-konforme Zeiterfassung — Checkliste für Arbeitgeber 2026
Zuletzt aktualisiert: 24. Juli 2026 · Lesezeit: ca. 9 Minuten
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Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" (GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019) gelten auch für Zeiterfassungssysteme, sobald deren Daten Grundlage für Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind. Wer die GoBD nicht einhält, riskiert Verwerfung der Buchführung durch das Finanzamt und Hinzuschätzungen.
1. Die sechs GoBD-Grundprinzipien
| Grundsatz | Bedeutung für die Zeiterfassung |
|---|---|
| Nachvollziehbarkeit | Jeder Zeitstempel muss einer Person und einem Ereignis zuordenbar sein |
| Vollständigkeit | Alle Arbeits-, Pausen- und Abwesenheitszeiten sind zu erfassen |
| Richtigkeit | Die Aufzeichnung muss dem tatsächlichen Sachverhalt entsprechen |
| Zeitgerechtheit | Erfassung „zeitnah" (in der Regel innerhalb weniger Tage) |
| Ordnung | Systematische Ablage, geordnete Auswertbarkeit |
| Unveränderbarkeit | Nachträgliche Änderungen protokolliert, Ursprung nicht überschreibbar |
2. Unveränderbarkeit — der wichtigste Punkt
Rz. 58 GoBD verlangt: „Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist." Für die Zeiterfassung bedeutet das:
- Ursprünglicher Wert bleibt gespeichert (append-only)
- Änderung wird als separater Datensatz protokolliert (Wer, Wann, Was, Grund)
- Löschungen sind logisch (Flag), nicht physisch
- Änderungshistorie ist für den Betriebsprüfer abrufbar
3. Verfahrensdokumentation (Rz. 151–155)
Der Arbeitgeber muss eine schriftliche Verfahrensdokumentation vorhalten. Sie beschreibt:
- Eingesetzte Software mit Versions- und Update-Historie
- Erfassungsprozesse (Browser, App, Terminal, RFID, Biometrie)
- Rollen- und Berechtigungskonzept
- Änderungs- und Löschprozesse inklusive Protokollierung
- Archivierung, Backup, Wiederherstellungsverfahren
- Prüfrechte des Datenschutzbeauftragten
4. Aufbewahrungsfristen
| Grundlage | Frist |
|---|---|
| ArbZG §16 Abs. 2 (reine Arbeitszeit) | 2 Jahre |
| §147 Abs. 3 AO (Buchungsbelege, n. F. seit 1.1.2025) | 8 Jahre |
| §257 HGB (Handelsbücher, Bilanzen) | 10 Jahre |
| §257 HGB (Handelsbriefe) | 6 Jahre |
Bei einer Vermischung (z. B. Zeitdaten fließen in die Lohnabrechnung) gilt die längste Frist. In der Praxis: 8 Jahre für lohnrelevante Zeitdaten.
5. Datenzugriff durch die Betriebsprüfung
Nach §147 Abs. 6 AO kennt der Prüfer drei Zugriffsarten:
- Z1 — unmittelbarer Zugriff: Read-Only-Konto im Produktivsystem
- Z2 — mittelbarer Zugriff: Auswertungen laufen, aber Prüfer stellt Fragen
- Z3 — Datenträgerüberlassung: Export als strukturierte Datei (CSV, XML) mit GoBD-Header
6. Checkliste für Arbeitgeber
- Zeiterfassungssoftware bietet nachweisbare Unveränderbarkeit (Audit-Log)
- Verfahrensdokumentation ist schriftlich vorhanden und aktuell
- Rollen- und Rechtekonzept ist implementiert
- Aufbewahrungsfristen sind korrekt konfiguriert (Löschkonzept)
- Z3-Export als CSV/XML ist möglich
- AVV mit dem Software-Anbieter liegt vor
- Backup und Wiederherstellung sind getestet
7. Häufige Fragen
Was bedeutet GoBD-konform bei einer Zeiterfassung?
GoBD-konform bedeutet, dass Aufzeichnungen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sind (§146 AO, GoBD-Rz. 58 ff.). Für die Zeiterfassung heißt das konkret: Jeder Zeitstempel muss einer Person und einem Ereignis zuordenbar sein, und nachträgliche Änderungen müssen als separater Datensatz protokolliert werden — der ursprüngliche Wert darf niemals überschrieben werden. Ein Audit-Log mit Wer, Wann, Was und Grund ist dafür die technische Grundvoraussetzung.
Sind Excel-Listen GoBD-konform?
In der Praxis nein: Excel bietet weder eine automatische Änderungshistorie noch einen Manipulationsschutz, wie ihn die Grundsätze zur Unveränderbarkeit (Rz. 58 GoBD) verlangen. Das BMF-Schreiben vom 28.11.2019 hält Excel-basierte Aufzeichnungen ausdrücklich für unzureichend, sobald steuerlich relevante Daten wie Arbeitszeiten für die Lohnabrechnung betroffen sind. Unternehmen sollten stattdessen ein System mit Audit-Log und Rollen- und Rechtekonzept einsetzen.
Wie lange müssen Zeiterfassungsdaten aufbewahrt werden?
Für reine Arbeitszeitnachweise gilt § 16 Abs. 2 ArbZG mit einer Frist von 2 Jahren. Fließen die Daten in lohn- oder steuerrelevante Buchungsbelege ein, greift zusätzlich § 147 Abs. 3 AO — seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zum 1.1.2025 verkürzt auf 8 Jahre (vorher 10). Handelsrechtlich verlangt § 257 HGB unverändert 6 bzw. 10 Jahre. Bei Vermischung der Datenarten gilt in der Praxis die längste Frist, meist also 8 Jahre für lohnrelevante Zeitdaten.
Was ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Eine Verfahrensdokumentation nach Rz. 151–155 GoBD ist eine schriftliche Beschreibung des eingesetzten Zeiterfassungssystems: welche Software eingesetzt wird, wie die Erfassungsprozesse ablaufen, wer welche Zugriffsrechte hat, wie Änderungen und Löschungen protokolliert werden und wie Daten archiviert und im Bedarfsfall wiederhergestellt werden. Der Betriebsprüfer darf diese Dokumentation jederzeit einsehen; sie sollte deshalb aktuell gehalten und griffbereit sein.
Muss der Betriebsprüfer Zugriff auf die Zeiterfassung bekommen?
Ja, nach § 147 Abs. 6 AO hat der Betriebsprüfer drei mögliche Zugriffsarten auf die Zeiterfassung: Z1 gewährt unmittelbaren Lesezugriff über ein Read-Only-Konto im Produktivsystem, Z2 erlaubt eine maschinelle Auswertung im System selbst, und Z3 verlangt den Export als strukturierte Datei, etwa CSV mit GoBD-konformem Header. Arbeitgeber sollten vorab prüfen, ob ihr System alle drei Zugriffsarten technisch unterstützt.
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Hinweis: „GoBD-konform" ist keine staatliche Zertifizierung — Konformität muss durch den Arbeitgeber und dessen Verfahrensdokumentation gegenüber der Finanzverwaltung nachgewiesen werden.
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