Ist-Zeit
Was ist die Ist-Zeit?
Ist-Zeit meint die tatsächlich am Arbeitsplatz (oder im Home-Office) geleistete produktive Arbeitszeit. Sie wird aus den Buchungen der Zeiterfassung gebildet: Kommt-Zeit bis Geht-Zeit minus dokumentierter Pausen.
Ohne belastbare Ist-Zeit ist keine Überstunden-Berechnung, kein Gleitzeit-Konto und keine Lohnabrechnung mit Zuschlägen möglich. Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) ist die objektive Erfassung der Ist-Zeit in Deutschland Pflicht.
Berechnung der Ist-Zeit
- Ist-Zeit = Ende Arbeitszeit – Beginn Arbeitszeit – Summe Pausen
- Beispiel: 08:00 – 17:15 Uhr, 45 Min Pause → Ist-Zeit 8:30 h
- Nachtarbeit über 0 Uhr wird tagesübergreifend erfasst und meist dem Beginn-Tag zugeordnet
Ist-Zeit vs. Soll-Zeit
Die Soll-Zeit ist die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit (z. B. 40 h/Woche). Die Differenz zur Ist-Zeit ergibt den Saldo auf dem Arbeitszeitkonto: positive Differenz = Guthaben (Überstunden), negative Differenz = Minusstunden.
In Vollzeit-Modellen ist die Soll-Zeit meist starr. In Gleitzeit- oder Vertrauensarbeitszeit-Modellen wird über längere Zeiträume (Monat, Quartal, Jahr) hinweg abgeglichen.
Rechtlicher Rahmen
Nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist der Arbeitgeber verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgehende Arbeitszeit sowie die an Sonn- und Feiertagen geleistete Arbeit aufzuzeichnen. Der BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 hat diese Pflicht auf die gesamte tägliche Arbeitszeit erweitert.
Die Aufzeichnungen sind gemäß § 16 Abs. 2 Satz 2 ArbZG mindestens zwei Jahre aufzubewahren – bei steuerlicher Relevanz (Lohnzuschläge, § 3b EStG) als Buchungsbeleg 8 Jahre nach § 147 Abs. 3 AO n. F. (BEG IV, seit 1.1.2025; vorher 10 Jahre).
Häufige Fragen zu Ist-Zeit
Zählen Umkleidezeiten zur Ist-Zeit?▾
Ja, Umkleidezeiten zählen zur Ist-Zeit, wenn das Umkleiden fremdnützig ist – also vom Arbeitgeber vorgeschrieben wird, etwa bei Schutzkleidung im Betrieb (BAG 6 AZR 519/16). Freiwilliges Umkleiden, das der Arbeitnehmer auch privat erledigen könnte, zählt hingegen nicht als Arbeitszeit. Prüfen Sie in der Zeiterfassung, ob Umkleidezeiten separat erfasst und der Ist-Zeit korrekt zugeordnet werden, um Streit über die Vergütung zu vermeiden.
Wie unterscheidet sich Ist-Zeit von Anwesenheitszeit?▾
Die Anwesenheitszeit umfasst die gesamte Zeit vor Ort einschließlich der Pausen, also von der Kommt- bis zur Geht-Buchung ohne Abzug. Die Ist-Zeit dagegen ist die um dokumentierte Pausen bereinigte, tatsächlich geleistete Arbeitszeit, die als Grundlage für Lohnabrechnung und Zeitkonto dient. Nach § 4 ArbZG müssen dabei mindestens 30 bzw. 45 Minuten Pause abgezogen werden, damit die Ist-Zeit korrekt berechnet wird.
Wer muss die Ist-Zeit erfassen?▾
Erfassungspflichtig ist der Arbeitgeber: Nach dem BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 vom 13.09.2022 muss er die Ist-Zeit systematisch für alle Arbeitnehmer dokumentieren, ausgenommen leitende Angestellte im Sinne von § 5 Abs. 3 BetrVG. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren, bei steuerlicher Relevanz als Buchungsbeleg 8 Jahre nach § 147 Abs. 3 AO n. F. (BEG IV, seit 1.1.2025; vorher 10 Jahre). Panther HR erfasst die Ist-Zeit sekundengenau und generiert dazu prüfungssichere Nachweise.