Soll-Zeit
Wie wird die Soll-Zeit berechnet?
Grundlage ist die vertragliche Wochenarbeitszeit (z. B. 40 h/Woche in Vollzeit). Diese wird auf die tatsächlichen Arbeitstage der Periode heruntergebrochen – üblicherweise Montag bis Freitag.
- Tages-Soll = Wochenarbeitszeit ÷ Anzahl vertraglich vereinbarter Arbeitstage
- Monats-Soll = Summe der Tages-Sollzeiten aller Werktage des Monats
- Feiertage und genehmigter Urlaub reduzieren die Soll-Zeit um das jeweilige Tages-Soll
Beispiele Vollzeit und Teilzeit
Vollzeit 40 h/Woche, Mo–Fr: Tages-Soll 8:00 h. In einem Monat mit 22 Werktagen ergibt das ein Monats-Soll von 176 h.
Teilzeit 30 h/Woche, Mo–Fr: Tages-Soll 6:00 h. An einem Feiertag oder Urlaubstag wird das Tages-Soll gutgeschrieben, obwohl keine Ist-Zeit anfällt.
Soll-Zeit bei Krankheit und Urlaub
Bei Krankheit im Rahmen der Entgeltfortzahlung (§ 3 EFZG) und bei genehmigtem Erholungsurlaub wird das Tages-Soll gutgeschrieben, ohne dass Ist-Zeit anfällt – das Konto bleibt neutral.
Wichtig: unbezahlter Sonderurlaub oder unentschuldigtes Fehlen reduzieren die Soll-Zeit nicht automatisch. Sie erzeugen Minusstunden auf dem Arbeitszeitkonto, die separat abgebaut werden müssen.
Automatische Soll-Ist-Verrechnung
Moderne HR-Software rechnet Soll- und Ist-Zeit tages-, wochen- und monatsweise automatisch gegeneinander. Ergebnis ist ein tagesgenaues Zeitkonto – Grundlage für Überstundenzuschläge nach § 3b EStG oder Freizeitausgleich.
Häufige Fragen zu Soll-Zeit
Muss die Soll-Zeit im Arbeitsvertrag stehen?▾
Ja, die vereinbarte Arbeitszeit muss festgehalten werden. Nach § 2 NachwG ist die wöchentliche Arbeitszeit spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses schriftlich oder seit 2025 in Textform niederzulegen. Diese vertragliche Wochenarbeitszeit bildet die Grundlage für die Berechnung der Soll-Zeit auf dem Arbeitszeitkonto. Arbeitgeber sollten die Angabe im Arbeitsvertrag oder Nachweis-Dokument klar und eindeutig formulieren, um spätere Streitigkeiten über die Soll-Zeit zu vermeiden.
Was passiert bei einem halben Krankheits-Tag?▾
Bei einem halben Krankheits-Tag wird üblicherweise die tatsächlich geleistete Ist-Zeit bis zum Arbeitsausfall gebucht, während die verbleibende Soll-Zeit als „Krankheit ½ Tag“ ausgewiesen wird. Rechtsgrundlage ist § 3 EFZG, wonach der Arbeitgeber im Krankheitsfall das Entgelt fortzahlt, als wäre die Arbeit erbracht worden. Das Arbeitszeitkonto bleibt dadurch neutral. Arbeitgeber sollten diese Fälle im Zeiterfassungssystem einheitlich als Krankheitsanteil kennzeichnen, um Auswertungen korrekt zu halten.
Kann die Soll-Zeit einseitig geändert werden?▾
Nein, die Soll-Zeit kann nicht einseitig geändert werden. Da sie auf der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit basiert, stellt jede Anpassung eine Vertragsänderung dar und erfordert entweder eine einvernehmliche Änderungsvereinbarung oder eine formelle Änderungskündigung. Ein einseitiger Eingriff des Arbeitgebers wäre unwirksam. Beschäftigte sollten Änderungswünsche des Arbeitgebers daher immer schriftlich prüfen lassen, bevor sie einer neuen Soll-Zeit zustimmen.