Dienstreise
Erste Tätigkeitsstätte – der zentrale Begriff
Seit der Reisekostenreform 2014 ist die „erste Tätigkeitsstätte" (§ 9 Abs. 4 EStG) entscheidend. Sie ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Fahrten dorthin sind nur mit der Entfernungspauschale absetzbar – Fahrten zu anderen Orten sind Dienstreisen mit vollem Werbungskostenabzug.
Erstattungsfähige Reisekosten
- Fahrtkosten (Bahn, Flug, Mietwagen, Kilometergeld bei Pkw)
- Übernachtungskosten (belegter Beleg oder 20 € Pauschale im Inland)
- Verpflegungsmehraufwand (siehe unten – Pauschalen)
- Reisenebenkosten (Parken, Maut, Taxi, Gepäckaufbewahrung, Internet)
Verpflegungspauschalen 2026 (Inland)
- 8–24 Stunden Abwesenheit: 14 € pro Tag
- An- und Abreisetag mit Übernachtung: jeweils 14 €
- Mehr als 24 Stunden Abwesenheit: 28 € pro Tag
Reisezeit als Arbeitszeit?
Nach BAG 17.10.2018 (5 AZR 553/17) ist Reisezeit auf Anweisung des Arbeitgebers Arbeitszeit im Sinne des ArbZG – auch wenn der Beschäftigte während der Fahrt Zeitung liest oder schläft. Ob sie vergütet wird, hängt vom Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag ab.
Ablauf einer Reisekostenabrechnung
- Reiseantrag mit Zweck, Ziel, Dauer – vor Antritt genehmigen lassen
- Belege sammeln (Hotel, Bahn, Taxi) – nur Originale oder digitale Belege nach GoBD
- Reisekostenabrechnung innerhalb der Frist einreichen (üblich: 4–8 Wochen)
- Buchung: pauschal steuerfrei bis Höchstgrenzen, darüber lohnsteuerpflichtig
Häufige Fragen zu Dienstreise
Was gilt als Dienstreise?▾
Eine Dienstreise ist jede vorübergehende berufliche Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte und der eigenen Wohnung – etwa Kundentermin, Messe, Seminar oder Montageeinsatz. Entscheidend ist die im Arbeitsvertrag festgelegte erste Tätigkeitsstätte: Wer keine hat, etwa im Außendienst, ist bereits ab der Wohnung auswärts tätig. Aus Anlass, Datum, Uhrzeiten und Ziel ergeben sich Verpflegungspauschale, Fahrtkosten und Übernachtungskosten. Diese Angaben gehören deshalb in jede Reisekostenabrechnung.
Muss der Arbeitgeber Reisezeit bezahlen?▾
Reisezeit auf Anordnung des Arbeitgebers ist Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes und zählt damit in die Höchstarbeitszeit von 10 Stunden. Ob sie vergütet wird, richtet sich nach Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag; fehlt eine Regelung, gilt § 612 BGB mit der üblichen Vergütung (BAG 17.10.2018, 5 AZR 553/17). Eine abweichende, geringere Vergütung für reine Reisezeit ist zulässig, darf den Mindestlohn aber nicht unterschreiten. Erfassen Sie Reisezeiten deshalb getrennt von der übrigen Arbeitszeit.
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026?▾
Inland: 14 € (8–24 h Abwesenheit), 28 € (mehr als 24 h). Bei Mahlzeitgestellung durch Arbeitgeber Kürzung um 5,60 € (Frühstück) bzw. 11,20 € (Mittag-/Abendessen). Die Kürzung berechnet sich immer vom vollen Tagessatz von 28 €, also 20 Prozent für Frühstück und je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen. Für Auslandsreisen gelten stattdessen die jährlich vom BMF veröffentlichten Länderpauschalen, die pro Reiseziel anzusetzen sind.
Kann ich mein Auto für die Dienstreise nutzen?▾
Ja. Für den privaten PKW gilt die Kilometerpauschale von 0,30 € je tatsächlich gefahrenem Kilometer – gezählt wird die Fahrstrecke, nicht die einfache Entfernung. Für Motorräder und Motorroller sind es 0,20 € je Kilometer. Alternativ lassen sich die tatsächlichen Fahrzeugkosten über einen individuellen Kilometersatz ansetzen, was ein Fahrtenbuch und eine Jahreskostenrechnung voraussetzt. Parkgebühren, Maut und Fährkosten sind als Reisenebenkosten zusätzlich gegen Beleg erstattungsfähig.