Reisekostenabrechnung Software für KMU — DATEV-Export & Pauschalen 2026

Ja. Die Inlandssätze 2026 (14 € für An- und Abreisetag bzw. mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 € für einen vollen Tag ab 24 Stunden) sind hinterlegt und werden aus den erfassten Reisezeiten automatisch berechnet — inklusive Kürzung bei gestelltem Frühstück (20 %) sowie Mittag- oder Abendessen (je 40 %). Bei Auslandsreisen erfassen Sie die zutreffende BMF-Länderpauschale pro Reise; alle Sätze finden Sie in unserem Lexikon. Eine automatische Länder-Zuordnung steht auf der Roadmap.

Ja. Beleg mit dem Handy fotografieren, Kategorie wählen (Bewirtung, Übernachtung, Taxi, Parken, Tanken) und speichern — fertig. Die Texterkennung liest Datum, Betrag und Mehrwertsteuer vor und schlägt sie zur Prüfung vor, korrigieren lässt sich alles manuell. Der Beleg landet direkt in der passenden Reisekostenabrechnung und wird GoBD-konform unveränderbar gespeichert, inklusive Zeitstempel und Änderungsprotokoll. Fehlt ein Beleg, erzeugt Panther HR auf Wunsch einen Eigenbeleg mit den notwendigen Pflichtangaben.

Ja. Panther HR erzeugt einen DATEV-konformen Buchungsstapel nach SKR03 oder SKR04 inklusive Kostenstellen, Vorsteuerkonten und GoBD-Manifest, bereit zur Übergabe ans Steuerbüro. Die Belegbilder werden als signiertes ZIP mitgeliefert, sodass Buchung und Nachweis zusammenbleiben. Zusätzlich stehen Excel- und CSV-Exporte für Lohnbüros bereit, die nicht mit DATEV arbeiten. Der Export kostet nichts extra und ist im Modul enthalten; er lässt sich pro Monat, Abteilung oder einzelner Reise erzeugen.

Das Modul kostet 2 € pro Mitarbeiter und Monat zuzüglich 4 € Basisgebühr pro Nutzer und Monat. Ein Beispiel: fünf Außendienstmitarbeitende zahlen 5 × 6 € = 30 € netto pro Monat. Enthalten sind Belegerfassung per Foto, Verpflegungs- und Kilometerpauschalen, mehrstufige Genehmigung, GoBD-konforme Archivierung und der DATEV-Export ohne Zusatzkosten. Es gibt keine Setup-Gebühr und keine Mindestlaufzeit; abgerechnet wird monatlich und taggenau, gekündigt werden kann zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode.

Die Freigabe erfolgt zweistufig: Die Führungskraft prüft die Reise und die Belege inhaltlich, anschließend gibt HR oder Buchhaltung zur Zahlung frei. Ist eine Führungskraft abwesend, übernimmt automatisch die hinterlegte Vertretung, damit Abrechnungen nicht liegen bleiben. Rückfragen lassen sich direkt am Beleg kommentieren, statt per E-Mail zu klären. Nach der Freigabe wird die Erstattung als Zahlung markiert und fließt in den Export; jeder Schritt inklusive Person, Zeitpunkt und Kommentar bleibt im Audit-Log nachvollziehbar.