Reisekostenabrechnung
Die vier Bestandteile einer Reisekostenabrechnung
Alle vier Blöcke werden getrennt abgerechnet und im Lohnkonto separat ausgewiesen. Nur so kann das Finanzamt bei einer Prüfung die Einhaltung der einzelnen Pauschalen und Höchstbeträge nachvollziehen.
- Fahrtkosten: tatsächliche Kosten (Bahn, Flug, Taxi, Mietwagen) oder Kilometerpauschale bei eigenem PKW
- Verpflegungsmehraufwand: gesetzliche Pauschalen abhängig von Abwesenheitsdauer
- Übernachtungskosten: tatsächliche Kosten (Hotelbeleg) oder 20-€-Pauschale bei Arbeitgebererstattung
- Reisenebenkosten: Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung, geschäftliche Telefonate, WLAN-Gebühren
Verpflegungspauschalen Inland 2026
Die Höhe der Verpflegungspauschale richtet sich nach der Abwesenheitsdauer von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4a EStG). Die Beträge sind seit 2020 unverändert; eine politisch diskutierte Anhebung auf 16/32 € war zum Redaktionsstand nicht in Kraft.
- Mehr als 8 Stunden Abwesenheit an einem Tag: 14 €
- An- und Abreisetag bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit: jeweils 14 € (ohne Zeitgrenze)
- Ganzer Kalendertag (24 Stunden Abwesenheit von der Wohnung): 28 €
- Weniger als 8 Stunden Abwesenheit: keine Pauschale
Auslandspauschalen
Das BMF veröffentlicht jährlich in einem Schreiben („Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen") die Länder- und Städte-Pauschalen. Beispiele 2026 (Ganztagespauschale / Übernachtungspauschale):
Für den Ankunftstag im Ausland gilt die Auslandspauschale, für den Rückreisetag die des letzten Auslandsorts. Für alle anderen Tage gilt die Pauschale des Landes, an dem sich der Arbeitnehmer vor 24:00 Uhr Ortszeit aufhält.
- Frankreich (Paris): 58 € / 135 €
- USA (New York): 66 € / 308 €
- Großbritannien (London): 62 € / 224 €
- Schweiz (Zürich): 66 € / 193 €
- Österreich (Wien): 40 € / 108 €
- Niederlande (Amsterdam): 47 € / 141 €
- Italien (Rom): 45 € / 135 €
Fahrtkosten mit dem eigenen PKW
Nutzt der Arbeitnehmer den privaten Pkw für Dienstreisen, kann er nach § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG die Kilometerpauschale von 0,30 € pro tatsächlich gefahrenem Kilometer ansetzen (Hin- und Rückfahrt zusammen). Für Motorräder, Motorroller und Mopeds gelten 0,20 €/km.
Alternativ kann der individuelle Kilometersatz nach den tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt werden — aufwendiger, aber bei teuren Fahrzeugen oder hoher Jahresfahrleistung oft günstiger. Die Berechnung erfolgt aus Gesamtkosten (Abschreibung, Versicherung, Steuer, Wartung, Sprit) geteilt durch Jahresfahrleistung.
Übernachtungskosten
Übernachtet der Mitarbeiter auswärts, sind die tatsächlichen Hotelkosten nach Beleg zu erstatten. Ist auf der Hotelrechnung Frühstück enthalten, muss die Frühstückskomponente abgezogen werden — pauschal 5,60 €/Nacht Inland, sonst würde die Verpflegungspauschale doppelt gewährt.
Bei fehlendem Beleg (z. B. Privatunterkunft bei Freunden oder Familie) darf der Arbeitgeber pauschal 20 €/Nacht steuerfrei erstatten (R 9.7 Abs. 3 LStR). Beim Arbeitnehmer als Werbungskosten in der Steuererklärung sind Übernachtungspauschalen nicht mehr zulässig — nur die tatsächlichen Kosten.
Belegpflicht und GoBD
Reisekostenbelege sind Buchungsbelege und müssen seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV, in Kraft ab 01.01.2025) 8 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 3 AO n. F.) — vorher waren es 10 Jahre. Für Bücher, Jahresabschlüsse, Handelsbücher und Inventare bleiben es 10 Jahre.
Nach den GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019) müssen elektronisch archivierte Belege den Kriterien Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung, Unveränderbarkeit und maschineller Auswertbarkeit genügen. Fotos von Belegen sind zulässig, wenn nach dem Erfassungsscan Papier vernichtet werden darf (nach dokumentierter Verfahrensdokumentation).
Für die reine Verpflegungspauschale genügt der Nachweis der Abwesenheitszeiten (Beginn und Ende der Reise, Ort). Einzelne Restaurantbelege sind hier nicht notwendig — sie wären sogar irrelevant, weil die Pauschale unabhängig von den tatsächlichen Kosten gewährt wird.
Beispielrechnung
DATEV-Buchung
Für DATEV-Kontenrahmen SKR 03/04 gilt: Reisekosten Arbeitnehmer auf Konto 4660 (SKR 03) / 6660 (SKR 04). Kilometergeld getrennt auf 4664 (SKR 03) / 6664 (SKR 04). Verpflegungspauschalen auf 4674 (SKR 03) / 6674 (SKR 04). Übernachtung mit Vorsteuer 7 % auf 4670 (SKR 03) / 6670 (SKR 04). Panther HR exportiert diese Buchungen als DATEV-Format „Reisekostenabrechnung" (ASCII) auf Knopfdruck.
Häufige Fragen zu Reisekostenabrechnung
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026?▾
14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit an einem Tag, 28 € bei vollen 24 Stunden. An- und Abreisetage bei mehrtägiger Reise jeweils 14 €, unabhängig von der Uhrzeit. Wird eine Mahlzeit vom Arbeitgeber gestellt, kürzt sich die Tagespauschale um 20 Prozent für Frühstück und um je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen — berechnet immer vom vollen Satz von 28 €. Für Auslandsreisen gelten stattdessen die jährlich veröffentlichten BMF-Länderpauschalen.
Wie viel kann ich pro Kilometer abrechnen?▾
0,30 € pro tatsächlich gefahrenem Kilometer für den PKW; 0,20 €/km für Motorräder und Motorroller. Kein zusätzlicher Betrag für Mitfahrer. Die Pauschale deckt sämtliche Fahrzeugkosten ab, also Kraftstoff, Versicherung, Wartung und Abschreibung. Alternativ lassen sich die tatsächlichen Kosten über einen individuellen Kilometersatz ansetzen, was aber ein Fahrtenbuch und eine Jahreskostenrechnung voraussetzt. Parkgebühren und Maut sind zusätzlich erstattungsfähig.
Muss ich für jede Mahlzeit einen Beleg sammeln?▾
Nein — die Verpflegungspauschale wird ohne Einzelbelege pauschal gewährt. Belege sind nur für Übernachtung, Fahrten und Reisenebenkosten (Parken, Maut) nötig. Nachzuweisen ist stattdessen die Reise selbst mit Anlass, Datum, Uhrzeiten und Reiseziel — daraus ergibt sich die Abwesenheitsdauer und damit die Höhe der Pauschale. Panther HR erzeugt diesen Nachweis automatisch aus den erfassten Reisezeiten und archiviert ihn GoBD-konform.
Kann der Arbeitgeber mehr als die Pauschale steuerfrei zahlen?▾
Nein. Beträge über der Pauschale sind vom Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil zu versteuern. Der Arbeitgeber kann die Steuer pauschal mit 25 % übernehmen — bis maximal zum doppelten Pauschbetrag (§ 40 Abs. 2 EStG). Die Pauschalversteuerung mit 25 Prozent ist beitragsfrei in der Sozialversicherung und deshalb meist die günstigere Variante. Reine Erstattungen von Fahrt-, Übernachtungs- und Nebenkosten gegen Beleg bleiben davon unberührt und sind in tatsächlicher Höhe steuerfrei.
Wie lange muss ich die Belege aufbewahren?▾
8 Jahre nach § 147 Abs. 3 AO (n. F. seit BEG IV, 01.01.2025) — vorher waren es 10 Jahre. Für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare bleiben es 10 Jahre. Aufbewahrung muss GoBD-konform (revisionssicher, elektronisch zulässig) erfolgen. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag erfolgt ist. Digitalisierte Belege dürfen das Papier ersetzen, wenn der Scanprozess dokumentiert und die Ablage unveränderbar ist. Panther HR liefert dafür ein signiertes Manifest zu jedem Export.
Zählt die Fahrt vom Hotel zum Kunden als Fahrtkosten?▾
Ja — Fahrten zwischen Hotel und wechselnden Einsatzorten während der Dienstreise sind Reisekosten (Kilometergeld oder tatsächliche Kosten). Nur die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte am Heimatort fällt darunter nicht. Auch Fahrten zwischen mehreren Kunden an einem Tag sind vollständig Reisekosten. Wer keine erste Tätigkeitsstätte hat, etwa im Außendienst, kann sogar die Fahrt ab der Wohnung ansetzen. Entscheidend ist die im Arbeitsvertrag festgelegte Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte.
Was gilt bei Reisen unter 8 Stunden?▾
Keine Verpflegungspauschale. Fahrtkosten und Reisenebenkosten sind normal erstattbar. Erst ab mehr als 8 Stunden Abwesenheit greift der 14-€-Satz. Die Acht-Stunden-Grenze bezieht sich auf die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, nicht auf die reine Fahrzeit. Bei mehrtägigen Reisen entfällt die Prüfung, weil An- und Abreisetag unabhängig von der Dauer mit 14 € angesetzt werden.