Verpflegungspauschale und Reisekosten 2026 — der Praxis-Leitfaden
Zuletzt aktualisiert: 9. Juli 2026 · Lesezeit: ca. 7 Minuten
Mit KI erzeugte Abbildung · KI-Transparenz
Reisekosten sauber abzurechnen bedeutet: Verpflegungspauschale korrekt ansetzen, richtig kürzen, Belege GoBD-konform ablegen und alles bereit für den DATEV-Export halten. Dieser Leitfaden fasst die 2026 gültigen Regeln praxisnah zusammen.
1. Verpflegungspauschale Inland 2026
| Abwesenheit | Pauschale |
|---|---|
| Ganzer Tag (24 h) | 28 € |
| An-/Abreisetag mehrtägig | 14 € |
| Eintägig, > 8 h Abwesenheit | 14 € |
| Eintägig, ≤ 8 h Abwesenheit | 0 € |
2. Kürzung bei gestellter Verpflegung
Wenn der Arbeitgeber oder ein Dritter Verpflegung stellt (Hotel-Frühstück, Business-Lunch), wird die Verpflegungspauschale gekürzt — bezogen auf die volle 28-€-Tagespauschale:
- Frühstück: −20 % = 5,60 €
- Mittagessen: −40 % = 11,20 €
- Abendessen: −40 % = 11,20 €
Beispiel: 28 € Tagespauschale, Hotel mit Frühstück → 28 − 5,60 = 22,40 €.
3. Übernachtungspauschale
Für Übernachtungen im Inland gilt bei Angestellten die Nachweisregel: tatsächliche Kosten laut Beleg. Die Pauschale von 20 € gilt nur für Selbstständige. Für Übernachtungen im Ausland gibt es länderspezifische Pauschalen des BMF.
4. Auslandsreisen
Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht jährlich Länderpauschalen — sowohl für Verpflegung als auch für Übernachtung. Diese sind bindend und ersetzen die Inlandssätze für den entsprechenden Reisetag. Panther HR bringt die aktuellen BMF-Tabellen automatisch mit und kürzt bei gestellter Verpflegung entsprechend.
5. Fahrtkosten
- Kilometerpauschale PKW: 0,30 € pro gefahrenem km
- Motorrad: 0,20 € pro km
- Alternativ: tatsächliche Kosten (Ticket, Taxi, Mietwagen) laut Beleg
6. Bewirtung — 70/100-Regel
Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind zu 70 % Betriebsausgaben, die Vorsteuer voll abziehbar. Der Beleg muss enthalten: Datum, Ort, Anlass („Verkaufsgespräch mit …"), Teilnehmer (namentlich), Kosten inkl. Trinkgeld, Unterschrift.
7. GoBD-konforme Belegablage
Reisekostenabrechnungen und Belege sind Buchungsbelege im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO. Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV, 1.1.2025)gilt eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren (§ 147 Abs. 3 AO n. F.) — vorher 10 Jahre. Für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare bleiben es 10 Jahre. Digitale Ablage ist zulässig, wenn:
- Belege unveränderbar gespeichert werden (kein nachträgliches Editieren)
- eine Verfahrensdokumentation existiert
- Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit sichergestellt sind
Panther HR speichert Belegfotos revisionssicher, führt ein Audit-Log über jede Änderung und exportiert bei Bedarf ein GoBD-Manifest zur Übergabe ans Finanzamt.
8. Häufige Fragen
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026 im Inland?
Für 2026 gelten laut BMF für Inlandsreisen zwei Sätze: 14 € bei eintägiger Abwesenheit von mehr als 8 Stunden sowie für An- und Abreisetag mehrtägiger Reisen, und 28 € bei einer vollen 24-stündigen Abwesenheit. Bei Abwesenheit bis 8 Stunden entsteht kein Anspruch. Diese Werte gelten bis zu einer möglichen Aktualisierung durch das Bundesfinanzministerium. Prüfen Sie bei jeder Dienstreiseabrechnung die tatsächliche Abwesenheitsdauer und ordnen Sie die passende Pauschale zu, um Über- oder Unterzahlungen zu vermeiden.
Muss die Pauschale gekürzt werden, wenn der Arbeitgeber Verpflegung stellt?
Ja, stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter Verpflegung während der Dienstreise, muss die Pauschale entsprechend gekürzt werden, bezogen auf die volle 28-€-Tagespauschale. Ein gestelltes Frühstück kürzt um 20 Prozent (5,60 €), Mittag- und Abendessen jeweils um 40 Prozent (11,20 €). Bei Frühstück und Mittagessen an einem Tag ergibt sich beispielsweise eine Kürzung um 16,80 €. Prüfen Sie deshalb bei jeder Reisekostenabrechnung, ob Mahlzeiten vom Hotel oder Kunden übernommen wurden, und ziehen Sie die entsprechenden Beträge korrekt ab.
Wie funktionieren Auslandsreisen?
Für Auslandsreisen veröffentlicht das Bundesfinanzministerium jährlich länderspezifische Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen, die die Inlandssätze für den jeweiligen Reisetag ersetzen. Diese Pauschalen werden pro Reisetag im Zielland angesetzt und ebenso wie bei Inlandsreisen um 20 beziehungsweise 40 Prozent gekürzt, wenn Frühstück, Mittag- oder Abendessen gestellt werden. Da sich die Ländertabellen jährlich ändern können, sollten Sie bei jeder Auslandsdienstreise die aktuell gültige BMF-Tabelle für das jeweilige Zielland heranziehen, bevor Sie die Abrechnung erstellen.
Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?
Belege (Buchungsbelege) müssen nach § 147 Abs. 3 AO seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV, in Kraft seit 1.1.2025) 8 Jahre GoBD-konform aufbewahrt werden — vorher waren es 10 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine rein digitale Ablage ist zulässig, wenn Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit über die gesamte Frist sichergestellt sind; das Original darf danach vernichtet werden. Scannen Sie Belege deshalb direkt bei der Reisekostenabrechnung revisionssicher ein und dokumentieren Sie den Digitalisierungsprozess in einer Verfahrensdokumentation.
Sind Bewirtungsbelege abzugsfähig?
Ja, Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abzugsfähig, nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG, während die Vorsteuer vollständig abziehbar bleibt. Voraussetzung ist ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg mit Angabe von Datum, Ort, Anlass, den namentlich genannten Teilnehmern sowie den Kosten inklusive Trinkgeld. Fehlt einer dieser Angaben, kann das Finanzamt den Abzug versagen. Achten Sie deshalb darauf, jeden Bewirtungsbeleg vollständig auszufüllen und unmittelbar nach der Bewirtung zu erfassen.
Reisekosten in 5 Minuten statt 5 Stunden.
BMF-Pauschalen 2026 hinterlegt, Kürzung automatisch, DATEV-Export inklusive, GoBD-konform.
Zum Reisekosten-Modul →Transparente Kosten: 4 € Basis pro Nutzer/Monat plus 2 € je gebuchtem Modul — alle Preise im Überblick.