Verpflegungsmehraufwand

Die Tagespauschale für Verpflegungsmehraufwand liegt 2026 bei 28 Euro für eine ganztägige Abwesenheit von 24 Stunden und bei 14 Euro für Abwesenheiten über 8 Stunden oder für An- und Abreisetage mit Übernachtung — geregelt in § 9 Abs. 4a EStG. Bei einer Abwesenheit von 8 Stunden oder weniger entfällt die Pauschale vollständig. Arbeitgeber sollten die Reisedauer taggenau erfassen, damit die richtige Pauschale automatisch angesetzt und steuerfrei ausgezahlt werden kann.

Stellt der Arbeitgeber oder das Hotel im Auftrag des Arbeitgebers ein Frühstück, wird die Verpflegungspauschale um 20 Prozent der 24-Stunden-Pauschale gekürzt — bei 28 Euro sind das 5,60 Euro, sodass 22,40 Euro verbleiben. Diese Kürzungsregel folgt aus dem BMF-Reisekostenerlass zu § 9 Abs. 4a EStG. In der Reisekostenabrechnung sollte die gestellte Mahlzeit dokumentiert werden, damit die Pauschale korrekt gekürzt und nicht doppelt erstattet wird.

Die Auslandspauschalen für Verpflegungsmehraufwand veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen jährlich per BMF-Schreiben zu Auslandsreisekosten, das länderspezifische Sätze für Ganztages- und An-/Abreisetage festlegt — etwa 66 Euro für New York oder 58 Euro für Paris. Bei mehreren Reisezielen an einem Tag gilt die Pauschale des zuletzt erreichten Ortes. Vor jeder Auslandsreise sollte die aktuelle BMF-Tabelle geprüft werden, da sich die Sätze jährlich ändern können.

Der Verpflegungsmehraufwand entfällt, wenn die Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte länger als drei Monate andauert — so schreibt es § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG vor. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Dreimonatsfrist unabhängig vom Unterbrechungsgrund komplett neu beginnen. Arbeitgeber sollten die Einsatzdauer je Tätigkeitsstätte lückenlos dokumentieren, um den Wegfall der Pauschale rechtzeitig in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen.

Ja, der Arbeitgeber kann höhere Beträge als die gesetzliche Pauschale erstatten: Bis zum doppelten Pauschalbetrag ist dies mit einer pauschalen Lohnsteuer von 25 Prozent möglich, geregelt in § 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG. Erstattungen darüber hinaus gelten als regulärer, voll steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Wer regelmäßig über die Pauschale hinaus erstattet, sollte die Pauschalversteuerung im Lohnprogramm korrekt hinterlegen, um Nachzahlungen zu vermeiden.