Urlaubsanspruch berechnen
Urlaubsanspruch-Rechner
Nach § 3 BUrlG (Mindesturlaub) und § 5 BUrlG (Zwölftelung bei unterjährigem Ein-/Austritt).
Laut Arbeits- oder Tarifvertrag, typisch 25–30 Tage.
Meist 5 (Mo–Fr), im Handel oft 6.
Anzahl der Tage pro Woche, an denen tatsächlich gearbeitet wird.
Unverbindliche Berechnung ohne Berücksichtigung von Tarifverträgen, Schwerbehinderten-Zusatzurlaub (§ 208 SGB IX), Elternzeit-Kürzung (§ 17 BEEG) oder abweichenden Betriebsvereinbarungen. Keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Gesetzlicher Mindesturlaub nach § 3 BUrlG
- 6-Tage-Woche: 24 Werktage
- 5-Tage-Woche: 20 Arbeitstage (24 × 5/6)
- 4-Tage-Woche: 16 Arbeitstage
- 3-Tage-Woche: 12 Arbeitstage
- Schwerbehinderte Menschen: zusätzlich 5 Arbeitstage bei einer 5-Tage-Woche (§ 208 SGB IX); bei mehr oder weniger Wochenarbeitstagen wird entsprechend umgerechnet
- Jugendliche unter 18 Jahren: gestaffelt nach § 19 JArbSchG (25–30 Werktage)
Die Grundformel für Teilzeit
Urlaubstage Vollzeit × (Arbeitstage Teilzeit pro Woche ÷ Arbeitstage Vollzeit pro Woche) = anteiliger Urlaubsanspruch in Tagen.
Wichtig: Es zählen die Wochen-ARBEITSTAGE, nicht die Wochenstunden. Ob jemand vier Tage à 4 oder à 8 Stunden arbeitet, spielt für die Anzahl der Urlaubstage keine Rolle — nur für die Vergütung eines Urlaubstages.
Unterjähriger Eintritt und Austritt (Zwölftelung)
Wer nicht das ganze Jahr im Betrieb ist, erhält anteiligen Urlaub — meist über die sogenannte Zwölftelung: Jahresanspruch ÷ 12 × volle Beschäftigungsmonate. Bruchteile ab 0,5 werden gemäß § 5 Abs. 2 BUrlG auf volle Tage aufgerundet.
- Eintritt vor dem 01.07.: nach 6 Monaten Wartezeit (§ 4 BUrlG) voller Jahresanspruch
- Eintritt ab dem 01.07.: nur anteiliger Anspruch (1/12 pro vollem Beschäftigungsmonat)
- Austritt in der 1. Jahreshälfte: 1/12 pro vollem Beschäftigungsmonat
- Austritt ab dem 01.07. NACH erfüllter Wartezeit: voller Jahresanspruch (§ 5 Abs. 1 c BUrlG)
- Elternzeit: Arbeitgeber darf pro vollem Monat Elternzeit um 1/12 kürzen (§ 17 Abs. 1 BEEG) — muss aber schriftlich erklärt werden
Fünf Rechenbeispiele aus der Praxis
- Eintritt 01.03., 30 Tage Jahresanspruch, 5-Tage-Woche → nach dem 31.08. voller Anspruch: 30 Tage
- Eintritt 01.09., 30 Tage Jahresanspruch → 4 volle Monate × 2,5 = 10 Tage anteilig
- Austritt 30.04. nach 3 Jahren Betriebszugehörigkeit, 30 Tage → 4/12 × 30 = 10 Tage
- Teilzeit 20 h/Woche, 4 Tage/Woche, Vollzeit-Anspruch 30 Tage → 30 × 4/5 = 24 Tage
- Wechsel von 5- auf 3-Tage-Woche zum 01.07., 30 Tage Anspruch → 1. Halbjahr: 15 Tage / 2. Halbjahr: 30 × 3/5 × 6/12 = 9 Tage → gesamt 24 Tage
Verfall & Übertragung ins Folgejahr
Urlaub verfällt grundsätzlich am 31. Dezember des Urlaubsjahres — oder spätestens am 31. März des Folgejahres, wenn betriebliche oder persönliche Gründe die Nahme verhinderten (§ 7 Abs. 3 BUrlG).
Wichtig seit EuGH C-684/16 und BAG 9 AZR 541/15: Der Verfall tritt nur ein, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter nachweislich schriftlich (E-Mail genügt) zur Urlaubsnahme aufgefordert UND rechtzeitig über den drohenden Verfall belehrt hat. Fehlt diese Mitwirkungshandlung, sammelt sich der Urlaub — auch über Jahre.
Bei Langzeiterkrankten verfällt der Urlaub 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres (BAG 9 AZR 353/10).
Urlaubsentgelt richtig berechnen
Für jeden genommenen Urlaubstag wird das durchschnittliche Arbeitsentgelt der letzten 13 Wochen vor Urlaubsantritt fortgezahlt (§ 11 BUrlG). Zusätzlich für Überstunden gezahlter Arbeitsverdienst bleibt nach dem Gesetz grundsätzlich außen vor; regelmäßig geschuldete Vergütungsbestandteile sind davon zu trennen.
Für den Restulaubsanspruch bei Austritt gilt als Grundschema: (maßgebliches Bruttoentgelt der letzten 13 Wochen ÷ 13 Wochen) ÷ Wochenarbeitstage × offene Urlaubstage = Auszahlungsbetrag brutto. Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Rechtsprechung können Sonderfälle erzeugen.
Wann ein einfaches Excel-Sheet nicht mehr reicht
Für 3 Mitarbeiter genügt eine Excel-Liste. Ab 10 Beschäftigten mit Teilzeit, Elternzeit, Sonderurlaub und wechselnden Wochenmodellen häufen sich Fehler: falsche Zwölftelung, vergessene Kürzung nach BEEG, fehlende Verfallsbelehrung.
Eine HR-Software rechnet Zwölftelung, Wochenmodell-Wechsel und Verfall automatisch, versendet fristgerechte Verfallsbelehrungen und macht Ansprüche jederzeit für Mitarbeiter transparent — was Rückfragen im HR spürbar reduziert.
Häufige Fragen zu Urlaubsanspruch berechnen
Wie viele Urlaubstage bei Teilzeit mit 3 Tagen/Woche?▾
Bei 30 Tagen Vollzeit-Anspruch: 30 × 3/5 = 18 Tage. Bei gesetzlichem Mindestanspruch (20 Tage): 20 × 3/5 = 12 Tage. Die Formel lautet: Urlaubstage Vollzeit × eigene Wochenarbeitstage ÷ Wochenarbeitstage Vollzeit. Ändert sich die Verteilung unterjährig, wird für jeden Zeitraum getrennt gerechnet. Auf die Stundenzahl pro Tag kommt es dabei nicht an, nur auf die Anzahl der Arbeitstage.
Was passiert mit Resturlaub bei Kündigung?▾
Nicht genommener Urlaub muss ausgezahlt werden (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Berechnung: durchschnittliches Bruttoentgelt der letzten 13 Wochen ÷ 13 ÷ Wochenarbeitstage × offene Urlaubstage. Eine Abgeltung ist nur bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zulässig; während des laufenden Arbeitsverhältnisses muss Urlaub tatsächlich genommen werden. Bei unterjährigem Austritt bis zum 30.06. besteht in der Regel nur der anteilige Anspruch von einem Zwölftel je vollem Monat.
Zählt Krankheit im Urlaub?▾
Nein — nachgewiesene Krankheitstage im Urlaub werden nicht auf den Urlaub angerechnet (§ 9 BUrlG). Voraussetzung ist ein ärztliches Attest, das der Arbeitgeber ab dem ersten Tag verlangen darf. Die Tage werden dem Urlaubskonto wieder gutgeschrieben, verlängern den Urlaub aber nicht automatisch — die Rückkehr an den Arbeitsplatz erfolgt zum ursprünglich geplanten Termin. Panther HR bucht die Tage bei überschneidender Krankmeldung automatisch zurück.
Verfällt Urlaub automatisch am 31.12.?▾
Nein. Seit EuGH C-684/16 verfällt Urlaub nur, wenn der Arbeitgeber vorher nachweislich schriftlich zur Urlaubsnahme aufgefordert und über den Verfall belehrt hat. Ohne diese Belehrung sammeln sich Ansprüche. Dokumentieren Sie die Aufforderung deshalb nachweisbar, idealerweise mit Zeitstempel in der HR-Software. Übertragener Urlaub verfällt sonst erst nach 15 Monaten, bei langandauernder Krankheit am 31.03. des übernächsten Jahres.
Wie berechne ich Urlaub bei unterjährigem Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit?▾
Der Anspruch wird pro Zeitraum getrennt berechnet und dann addiert. Beispiel Vollzeit bis 30.06. + 3-Tage-Woche ab 01.07. bei 30 Tagen Jahresanspruch: 30 × 6/12 = 15 Tage + 30 × 3/5 × 6/12 = 9 Tage = 24 Tage. Nach der EuGH-Rechtsprechung darf bereits erworbener Urlaub aus der Vollzeitphase nicht nachträglich gekürzt werden. Runden Sie Bruchteile von Urlaubstagen zugunsten der Beschäftigten, wenn keine abweichende tarifliche Regelung gilt.
Darf der Arbeitgeber Urlaub in der Elternzeit kürzen?▾
Ja, gemäß § 17 Abs. 1 BEEG um 1/12 pro vollem Monat Elternzeit. Die Kürzung muss ausdrücklich schriftlich erklärt werden — sonst bleibt der volle Anspruch bestehen (BAG 9 AZR 725/13). Die Erklärung muss vor oder während der Elternzeit erfolgen, nach der Rückkehr ist sie nicht mehr möglich. Arbeitet die beschäftigte Person während der Elternzeit in Teilzeit beim selben Arbeitgeber, entfällt das Kürzungsrecht für diese Monate.
Muss ich Urlaubsanträge schriftlich bekommen?▾
Das BUrlG schreibt keine Form vor, § 7 Abs. 1 verlangt aber, dass Urlaubswünsche berücksichtigt werden. In der Praxis ist eine dokumentierte Freigabe (E-Mail, HR-Software) für beide Seiten empfehlenswert — als Nachweis über Antrag, Genehmigung und Datum. Für die Nachweispflichten nach dem Nachweisgesetz und für spätere Streitfälle zählt vor allem, dass Antrag, Genehmigung und Resturlaubsstand revisionssicher gespeichert sind. Eine E-Mail-Kette ersetzt das nur, solange sie vollständig archiviert wird.