Urlaub & Abwesenheit

Die Prüfreihenfolge

1. 1. Jahresanspruch bestimmen

   Ausgangspunkt ist der vertragliche Anspruch, mindestens aber § 3 BUrlG: 24 Werktage bei einer 6-Tage-Woche, umgerechnet 20 Arbeitstage bei einer 5-Tage-Woche. Schwerbehinderte Menschen erhalten fünf zusätzliche Tage nach § 208 SGB IX.

2. 2. Teilzeit und Wechsel der Wochenarbeitstage umrechnen

   Maßgeblich sind die Wochenarbeitstage, nicht die Wochenstunden. Ändert sich die Verteilung unterjährig, wird der Anspruch für jeden Zeitabschnitt getrennt berechnet und anschließend addiert.

3. 3. Ein- und Austritt zwölfteln

   Bei unterjährigem Beginn oder Ende gilt 1/12 je vollem Beschäftigungsmonat; Bruchteile ab einem halben Tag werden nach § 5 Abs. 2 BUrlG aufgerundet. Nach erfüllter Wartezeit und Austritt ab dem 01.07. bleibt der volle Jahresanspruch bestehen.

4. 4. Übertrag und Verfall prüfen

   Resturlaub verfällt nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig und individuell in Textform zur Urlaubsnahme aufgefordert und auf den Verfall hingewiesen hat (EuGH C-684/16, BAG 9 AZR 541/15). Bei Langzeiterkrankung gilt die 15-Monats-Frist.

5. 5. Abwesenheiten sauber abgrenzen

   Krankheitstage während des Urlaubs werden nach § 9 BUrlG nicht angerechnet, wenn sie ärztlich nachgewiesen sind. Elternzeit, Mutterschutz und unbezahlte Freistellung folgen jeweils eigenen Regeln.

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Häufige Fragen

Wie berechne ich anteiligen Urlaub bei unterjährigem Eintritt?

Teilen Sie den Jahresanspruch durch zwölf und multiplizieren Sie ihn mit den vollen Beschäftigungsmonaten. Bei 30 Tagen Jahresanspruch und Eintritt am 01.09. sind das vier Monate × 2,5 = 10 Tage. Bruchteile ab einem halben Tag werden nach § 5 Abs. 2 BUrlG auf volle Tage aufgerundet.

Wann verfällt Resturlaub tatsächlich?

Ohne dokumentierte Aufforderung und Belehrung verfällt Resturlaub gar nicht. Mit ordnungsgemäßer Belehrung verfällt er am 31.12., bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen am 31.03. des Folgejahres. Bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit verfällt der gesetzliche Mindesturlaub 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres. Maßgeblich sind die Vorgaben des BAG zur Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers. Praktisch heißt das: Fordern Sie jede beschäftigte Person spätestens im Herbst nachweisbar in Textform auf, den Resturlaub zu nehmen, und nennen Sie den konkreten Restsaldo sowie das Verfallsdatum.

Zählen Feiertage als Urlaubstage?

Nein. Gesetzliche Feiertage, die auf einen Arbeitstag fallen, werden nicht vom Urlaubskonto abgezogen, auch nicht innerhalb eines längeren zusammenhängenden Urlaubs. Weil die Feiertage je Bundesland unterschiedlich sind, muss die Abwesenheitsplanung sie bundeslandgenau berücksichtigen — sonst entstehen falsche Salden bei Beschäftigten an mehreren Standorten. Maßgeblich ist der Ort der Arbeitsleistung, nicht der Sitz des Unternehmens. Eine Software sollte die Feiertagsliste pro Bundesland automatisch anwenden und im Antrag anzeigen, wie viele Urlaubstage tatsächlich abgezogen werden.

Können Beschäftigte Urlaub aus dem Folgejahr vorziehen?

Ein gesetzlicher Anspruch darauf besteht nicht. Arbeitgeber können einen Vorgriff auf das Folgejahr aber freiwillig gewähren; die vorgezogenen Tage werden dann im nächsten Jahr vom Anspruch abgezogen und der Saldo steht bis dahin im Minus. Sinnvoll ist eine schriftliche Vereinbarung über Umfang, Verrechnung und den Fall eines Austritts vor Ablauf des Folgejahres. In Panther HR lässt sich der erlaubte Vorgriff pro Unternehmen begrenzen, sodass Anträge nur bis zur festgelegten Anzahl Tage möglich sind.